В современных компаниях имеются различные уровни управления, для каждого из которых необходимы конкретные виды информационной поддержки. В связи с этим использование информационных технологий относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий, даже понимая, что такие проблемы есть, часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения, в лучшем случае, возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации, которые не всегда заинтересованы в быстром разрешении информационных проблем своего заказчика.

Информационные ресурсы требуют квалифицированного управления. Отметим, что до сих пор нет общепринятых методологий и метрик для количественной и качественной оценок эффективности информационных ресурсов, а также прогнозирования потребностей в них. И тем не менее на уровне предприятия можно и нужно изучать информационные потребности, выстраивать информационный контур, формировать информационное поле, измерять (разрабатывать соответствующие метрики), планировать и управлять информационными ресурсами. Это предполагает:

Данные, информация, документы, циркулирующие внутри предприятия и отражающие суть его деятельности, образуют переплетающиеся и взаимодействующие потоки. Можно выделить основные виды: финансовые потоки (Cash Flow), управленческие потоки (Control Flow), потоки работ (Work Flow), потоки документов (Document Flow), базирующиеся на потоках данных (Data Flow).

Наиболее четко обозначены, формализованы и измеримы финансовые потоки, так как для них существует развитая законодательная база, бизнес-правила, нормативная документация, внутренний и внешний контроль. В то же время финансовые потоки образуют самую хрупкую часть механизма реализации деятельности компании - сбой в работе этого механизма немедленно приведет к самым печальным последствиям. Вследствие этого организации финансовых потоков, их защите и информационной поддержке следует уделять самое пристальное внимание.

Если предприятие имеет хорошо спланированную организационную структуру - уровни управления разделены, функции подразделений определены и четко очерчены, - то это даетвозможность эффективно организовать управленческие информационные потоки и автоматизировать документооборот.

И финансовые, и организационные потоки имеют много общих черт у различных компаний, и поэтому при информатизации часто достаточно воспользоваться доступными на рынке средствами. Труднее всего спланировать и сформировать потоки работ, так как они реализуются в самой сложной для автоматизации области деятельности компании - процессно-процедурной области. Точно так же потоки данных, сопровождающие потоки работ, состоят из данных различных типов, требующих постоянного согласования, увязки и конвертации. Тем не менее, автоматизированные системы управления производством (АСУП) и аналогичные системы управления технологическими процессами (АСУТП) уже четверть века успешно работают на многих промышленных предприятиях.

В процессе деятельности предприятия происходит постоянное перераспределение и изменение информационного наполнения потоков. Эти изменения вызывают необходимость управления. Система управления деятельностью предприятия (Managerial Enterprise System), реализованная на базе информационной системы, позволяет отслеживать изменения, адекватно на них реагировать, стабилизировать ситуацию, сохранять качественную определенность процессов, совершенствовать внутреннюю среду, поддерживать динамическое равновесие с внешней средой в целях достижения тех или иных преимуществ.

Управляющая часть организации оказывает на управляемый объект или процесс управляющее воздействие (рис. 1.). Чтобы управляющая система могла реально осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого объекта с конечной целью управляющего воздействия. Взаимодействие органа управления с управляемым объектом происходит в виде циркуляции информации по некоторому замкнутому контуру, называемому локальным информационным контуром.

Локальные контуры, образованные суммой управляющих сигналов и информационных откликов по всей процессной области, складываются в сложную замкнутую конфигурацию управляющих потоков и потоков данных внутри предприятия.

Верхняя граница этой конфигурации, отделяющая внутреннюю среду от внешней, образует информационный контур предприятия. Совокупные объемы деловой информации формируют внешнее и внутреннее информационные поля (рис. 2.). Собственное информационное поле объединяет информацию, зарождающуюся внутри предприятия.

Рис.2. Информационный контур и информационное поле предприятия

Важно отметить, что качество собственного информационного поля предприятия в основном определяется самим предприятием (в первую очередь - его руководством!).

Например, информационные системы управления конкуренцией ориентированы, собственно, не на информационные технологии, а на формулу конкуренции (Competition Formula) -на входящие в нее ключевые факторы успеха и соответствующие им "информационные пучки" (узкие остронаправленные потоки информации с жесткой адресацией получателей, в которых собирается, обрабатывается и аккумулируется информация, важная для ключевого фактора успеха в определенном направлении).

Для понимания всего этого не нужно разбираться в информационных технологиях - достаточно понимания природы конкурентного преимущества, к которому стремится компания. А понимать это обязаны менеджеры, управляющие производством. Если в этом понимании есть провалы, то не помогут никакие электронные системы обработки данных. Чаще всего управленцам не хватает стратегического мышления в использовании информационных технологий, а вовсе не самих технологий.

Внедрение оптимальной информационной технологии для поддержки хорошо продуманной стратегии является непростой задачей. Дополнительные сложности выбора системы или разработки пакетов прикладных программ создают быстрое изменение информационных технологий и догматизм "экспертов", который прямо пропорционален неопределенности будущего информационной технологии. Впрочем, например, для ИС управления конкуренцией три главных источника трудностей иные.

Во-первых, достаточно трудной задачей остается увязывание формулы конкуренции с информационными пучками. Как рыба ничего не знает о воде, так и пользователь информации часто не отдает себе отчета в том, во что обходится предприятию информация, которую он использует. Прежде всего, необходимо детальное продумывание формулы конкуренции и поддерживающих ее ключевых факторов успеха. Чтобы понять, как и за счет чего компания участвует в конкуренции и как здесь могут помочь информационные технологии, нужен высокий уровень понимания общих задач управления.

Во-вторых, информационные системы управления стратегией - это капиталовложения, которые не могут быть оправданы с точки зрения традиционных критериев. Нужно вкладывать деньги в процесс изменения, иными словами - научить сотрудников компании конкурировать иначе, чем они привыкли. Для этого необходимы глубокое понимание и видение перспектив, а значит, решения должны приниматься и поддерживаться руководством компании. Такое вложение денег представляет собой настоящее стратегическое решение, и не потому, что речь идет о больших расходах, а потому, что они выражают само существо формулы конкуренции. Расходы на закупку информационного оборудования представляют собой в этом случае только малую часть общих затрат.

В-третьих, при внедрении информационных систем управления источником трудностей зачастую является конфликт между двумя подходами к информационным технологиям. Первый подход - это "слепая" вера в могущество современных технологий и компьютерных устройств, второй - узко прагматичный, утилитарный, когда технологиям отводится роль "прислуги" и они совершенно не используются для реализации формулы конкуренции. Выбирая нужную систему, не нужно слишком полагаться на знание "битов и байтов". Здесь не стоит уж очень рассчитывать на квалификацию корпоративной службы обработки электронной информации, поскольку ее работники отягощены знанием прежних технологий и привычками к шаблонным решениям. Здесь нужны свежий взгляд и готовность подвергать сомнению то, что принято принимать как аксиомы, а эти качества редко встречаются у специалистов по традиционным технологиям.

Четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют улучшению и развитию информационного поля, что в свою очередь приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений. Напротив, пренебрежение к проблемам сбора, обработки и анализа внутренней информации чревато тяжелыми проблемами при управлении бизнес-процессами на предприятии.

Организация службы информации существенно зависит от размера предприятия. Для небольших предприятий можно ограничиться одним или несколькими специалистами, специально выделенными для работы с информацией. На крупных и средних предприятиях с высокой степенью дифференциации бизнеса или с большим объемом документооборота представляется целесообразным создать собственный информационный отдел или подразделение (департамент) для сбора, хранения и обработки информации, разграничения и контроля прав доступа к ней, координации информационных потоков и пучков.

Отдельная информационная служба нужна, прежде всего, для четкого определения круга лиц, ответственных за сбор и обработку информации, за обеспечение ее полноты и достоверности.

Информационная система предприятия

Деятельность любого предприятия или организации сопровождается обработкой и перемещением большого количества информации. И от скорости обработки и передачи информации напрямую зависит успех деятельности предприятия (время — деньги).

Ускорить эту работу можно только за счет применения технических средств. Но здесь руководителя предприятия подстерегает одна, весьма распространенная ошибка - приобретение и установка дорогого оборудования, затраты на внедрение не дают желаемого результата.

Дело в том, что оборудование и программные средства для информационной системы предприятия — это всего лишь набор инструментов. Только полное представление о том как, и какие задачи будут решаться с использованием этих инструментов, может дать положительные результаты при внедрении информационной системы.

Типовая структура

Информационная система предприятия представляет собой ?слоеный пирог?, где каждый слой обеспечивает функционирование следующих перед ним слоев:

Исполнительный слой — набор задач, решение которых обеспечивает эффективную работу предприятия.
Прикладной слой — набор прикладного программного обеспечение, непосредственно применяемого для обработки деловой информации.
Системный логический слой — системное программное обеспечение, обеспечивающее функционирование физического слоя, механизмы обмена информацией, разграничение прав доступа, и т.п.
Физический слой — оборудование, кабельные сети, каналы передачи данных.

Для слоев 2, 3 и 4 возможно применение готовых типовых проектов, с изменениями под конкретные требования заказчика (локальная сеть предприятия).

Этапы создания системы

Реализация системы обычно начинается с этапа проектирования исполнительного слоя, но для этого на предприятии должна быть создана модель документооборота и определены функции каждого исполнителя в этой модели.

Обычно модель документооборота тесно связана со структурой предприятия. На основе модели документооборота проектируется исполнительный слой. Определить, что должно входить в исполнительный слой системы — это и есть основная задачи проектирования исполнительного слоя. Исполнительный слой может формироваться на предприятии своими силами, возможно с привлечением сторонних специалистов.

Остальные слои проектируются последовательно друг за другом, на основе исходных данных предыдущего слоя. И если на предприятии нет опыта проектирования и строительства в данной области, то для экономии средств и времени имеет смысл обратиться к сторонним специализированным организациям, зарекомендовавшим себя в проведении подобных работ.

Типовой проект системного слоя системы

Основная проблема проектирования этого слоя системы состоит в том, какую платформу выбрать за основу. Будем рассматривать только платформы на процессоре Intel, так как другие системы не нашли у нас широкого распространения. В настоящее время из известных сетевых платформ на рынке представлены следующие:

Microsoft Windows;
Novell NetWare;
Разновидности Unix.

Каждая из перечисленных систем имеет свои достоинства и недостатки. Остановимся в качестве примера на платформе Microsoft Windows, как наиболее распространенной. Продвигаемая на рынок серия Windows 2000 имеет в своем составе полный перечень продуктов, необходимых для построения сети любой сложности, и легко адаптируется с сетями на других платформах.

Данный типовой проект легко адаптируется под любые требования, и перекрывает практически все потребности в информационном обеспечении, и позволяет взаимодействовать с другими аналогичными системами.

Прикладной слой системы

Фактически этот слой определяет те прикладные программные средства, при помощи которых решаются задачи по обмену и обработке информации. Обычно на предприятии используются программы автоматизации бухгалтерского учета, складского учета. Реже применяются системы финансового планирования, кадрового учета, автоматизации работы подразделений снабжения и сбыта. Однако, часто бывает, что используемые программы автоматизации не совместимы между собой, и как следствие не позволяют полностью автоматизировать документооборот на предприятии.

Существуют комплексные системы, покрывающие все потребности предприятия. Стоимость таких систем значительно выше, чем отдельных программ, сроки их полного внедрения больше. К тому же стоимость внедрения часто бывает больше стоимости самой системы. К сожалению, часто бывает (и тому есть примеры) что затратив большие финансовые ресурсы, руководство предприятия так и не получает ожидаемого эффекта из-за того, что на этапе проектирования исполнительного и прикладного слоев не были проработаны все детали системы и не учтены все требования, которым система должна отвечать.

Для успешного выбора и внедрения прикладной системы необходимо четко знать ответы на следующие вопросы:

Какие процессы деятельности предприятия могут быть автоматизированы.
Как должны взаимодействовать различные части системы.
Какая информация и в каком виде может быть предоставлена в качестве выходных отчетов системы.
Каким образом в систему может вводиться входная информация.
Возможно ли изменение алгоритмов обработки информации, и каким образом.
Возможно ли дополнение и изменение системы в случае изменения потребностей предприятия.
Какие аппаратные и программные средства необходимы для функционирования системы.
Как будет осуществляться поддержка и обновление системы.
Как производиться обучение персонала.

Также желательно знать, где уже используется выбранная система и какие о ней отзывы у потребителя.

Имея ответы на эти вопросы можно принимать решение о приобретении конкретной системы.

Анализ возможностей использования контура административного управления корпоративной информационной системы (на примере ИС “Галактика”) для решения экономических задач

Любой процесс управления предприятием, цель деятельности которого получение прибыли сводится к следующим операциям:

- Определение целей деятельности и планирование и контроль;

В сложившихся условиях предприятию, желающему преуспевать в своей деятельности просто необходимо иметь постоянно оперативную информацию о внешней среде и о состоянии дел на самом предприятии.

Корпоративная система управления "Галактика" может помочь каждый день в любой момент без затрат времени и средств иметь точные оперативные данные, а также помогает поддерживать актуальность информации о внешней среде.

Применение КСУ "Галактика" возможно на предприятии любого масштаба, с любой формой собственности. Система универсальна и настраивается под любое предприятие, учитывая его специфику.

"Галактика" один из немногих отечественных программных продуктов, комплексно охватывающих все функции управления и учитывающий изменения в российском законодательстве "Галактика" не диктует предприятию, что ему делать - централизовать управление, провести децентрализацию или поискать компромиссные варианты. Поддержка территориально распределенных баз данных, наличие возможностей корпоративного межофисного обмена, мощная система разграничения доступа и обеспечения информационной безопасности - все это развязывает владельцам и руководителям предприятия руки для экспериментов и модификаций.

ГАЛАКТИКА - Комплекс автоматизации управления предприятием (корпорацией)

Открытая архитектура, модульность, технология "клиент - сервер",

гибкость настройки, высокая надежность в работе, качество

помощь в уточнении (формировании) стратегии предприятия,

повышение управляемости предприятия и устранение "нестыковок"

путем автоматизации планирования и управления финансовыми и

материальными потоками, налаживание полного информационного

набор современных технологий и средства их реализации для

Комплекс ГАЛАКТИКА состоит из 40 детально проработанных крупных програмных модулей и поддерживает как производство работ, так и оказание услуг. Комплекс реализован в архитектуре клиент - сервер и функционирует в распределенной локально вычислительной сети. Предприятию предлагается не только анализ бизнес-процессов и информационных потоков, но и механизм их изменения. На базе комплекса создается и развивается единая операционно-информационная среда предприятия, помогающая персонифицировать ответственность, минимизировать налоги, наладить производственную и технологическую дисциплину.

На Пятом Международном конкурсе программных средств автоматизации бухгалтерского учета и финансов в Москве комплекс ГАЛАКТИКА был признан победителем в классе "комплексных систем автоматизации управления предприятием".

Автоматизация на базе программного комплекса помогает владельцам и руководителям предприятия:

-повысить вероятность привлечения инвестиций,

-повысить вероятность получения стабильной прибыли за счет:

-контроля и управления снабжением, сбытом и складскими

-планирование и учета выполнения внутреннего бюджета и т.д.

Основные принципы реализованные в комплексе:

Интеллектуальность - решаются задачи управления предприятием в отличие от традиционного подхода - регистрация и накопление информации.

Интегрированность - "сквозное" прохождение документов через различные службы предприятия.

Модульность - возможность поэтапного внедрения системы.

Доступность - наличие полного комплекта документации,

С точки зрения решаемых задач систему "Галактика" можно условно разделить на несколько функциональных контуров. При этом модульность построения системы допускает как изолированное использование отдельных ее составляющих, так и их произвольные комбинации, диктуемые производственно-экономической необходимостью, а также интеграцию с существующими программными наработками.

Ведение расчётов с покупателями и поставщиками;

Оперативное управление и Управление ремонтами;

Контур бухгалтерского учета — функционально полная система ведения бухгалтерского учета на предприятиях любой формы собственности и видов деятельности. Единое информационное пространство системы обеспечивает автоматическое отражение в бухгалтерском контуре всех хозяйственных операций. Механизм типовых хозяйственных операций - универсальное средство для формирования проводок.

Контур управления производством — позволяет автоматизировать техническую подготовку производства, технико-экономическое планирование на предприятиях различных отраслей промышленности, таких как: машиностроение и приборостроение; легкая, пищевая, химическая, горнорудная промышленность; черная и цветная металлургия.

Контур администрирования — набор сервисных средств для квалифицированного пользователя и программиста, обеспечивающих администрирование базы данных, корпоративный обмен данными, обмен документами с внешними информационными системами, а также проектирование пользовательского интерфейса и отчетов.

Контур управления персоналом — предназначен для автоматизированного учета кадров и выполнения вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала предприятий.

Контур управления финансами — обеспечивает решение задач финансового менеджмента, предоставляет набор средств для управления бюджетом, ведения платежного календаря и финансового анализа.

Контур логистики — охватывает разнообразные задачи, связанные с организацией и управлением производственной и коммерческой деятельностью предприятия.

Контур отраслевых и специализированных решений — осуществляет учет сырья, переданного для переработки сторонней организации, а также полученной от этой организации готовой продукции, также включает решение для автотранспортных предприятий; предприятий розничной торговли; организаций, где необходимо вести учет специальной и форменной одежды.

Контур управления взаимоотношениями с клиентами — ориентирован на сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с клиентами, продаж, сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание.

Рассмотрим более подробно Контур административного управления.

Модуль управления маркетингом предназначен для сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с клиентами, продаж, сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание и не имеют специальной подготовки в области программирования. Формируемая модулями агрегированная отчетность предназначена для менеджеров предприятий: начальников отделов сбыта и маркетинга и, возможно, президента или исполнительного директора.

Основной задачей модуля является оценка финансового состояния предприятия и выявление перспектив его дальнейшего развития.

Модуль предназначен для крупных корпораций, ведущих консолидированную отчетность и всех предприятий, ставящих перед собой цель анализа информации о результатах хозяйственной деятельности предприятия.

Функциональные средства модуля учитывают требования, предъявляемые к отчетности как национальным законодательством, так и международными стандартами, например, GAAP, поэтому модуль могут с успехом использовать совместные предприятия.

Анализ финансового состояния предприятия производится на основе данных внешней бухгалтерской отчетности, таких как "Баланс предприятия", "Отчет о прибылях и убытках" и проч., а также сообщений финансовых органов, информации учреждений банковской системы, товарных и валютных бирж.

Инструментарием модуля можно воспользоваться также для анализа документов внутренней отчетности, характеризующих финансовые потоки и ресурсы предприятия.

В модуль могут импортироваться данные отчетов Контура логистики и бухгалтерских модулей, а также данные из любых других систем. Вся входная информация программно контролируется путем взаимной увязки показателей с приведением исходных данных в выбранный стандарт отчетности.

Анализ финансового состояния может производиться по нескольким методикам (школам), позволяющим рассчитывать значения одних и тех же показателей с помощью различных формул. Модуль позволяет производить любой выбранный вид анализа: горизонтальный, вертикальный, по ограниченному кругу показателей (экспресс-анализ) и детализированный с проведением подробной оценки имущественного и финансового положения с элементами компонентного анализа.

Полученные результаты выгружаются в специально настраиваемые отчеты с комментариями, полученными на основании легенд в зависимости от диапазонов значений выходных показателей.

Основной задачей модуля является оценка финансового состояния предприятия и выявление перспектив его дальнейшего развития. Модуль предназначен для крупных корпораций, ведущих консолидированную отчетность и всех предприятий, ставящих перед собой цель анализа информации о результатах хозяйственной деятельности предприятия.

Модуль предназначен для повышения производительности труда работников отдела кадров, объема и степени интеграции предоставляемой информации. Модуль ориентирован на предприятия с полномасштабным кадровым учетом,

Информационный контур предприятия

Информационная система предприятия

Типовая структура

Этапы создания системы

Типовой проект системного слоя системы

Прикладной слой системы